Antes que um contrato se torne legalmente vinculativo, ele precisa passar por uma etapa importante. É o documento preliminar com um valor específico. Os detalhes legais do contrato e seus termos só são considerados uma vez que o trabalho tenha sido acordado por ambas as partes, para que todas as partes estejam na mesma página. É um elemento importante na forma como um designer ou redator estabelece objetivos de trabalho ao criar projetos.
Enquanto algumas pessoas conhecem a importância disso para a apresentação de documentos que estarão sujeitos a contrato, provavelmente há um grupo bastante grande de pessoas que não sabe por que isso é importante. Podemos ter aprendido que se algo é feito ‘sujeito a contrato’, isso significa que tudo o que acabamos de colocar por escrito é verdadeiro apenas até que o contrato seja aprovado por todas as partes. Uma vez que as outras partes envolvidas no negócio tenham considerado, concordado e assinado o contrato, as condições estipuladas no documento original ‘sujeito a contrato’ não são mais verdadeiras.
Ao concordar com um compromisso e assinar um contrato para um projeto, o redator ou o designer concorda formalmente com a forma de pensar e agir do cliente. Na prática, isso significa que o cliente pode exigir ou esperar basicamente o que quiser. Ao assinar um contrato, a pessoa que assume um projeto concorda com todas as regras do cliente.
Se você já esteve na posição de receber um contrato e alguns de seus termos não pareceram muito certos, você sabe que precisamos ler todo o acordo com muito cuidado, porque ele contém coisas que não estão interconectadas. Temos que assumir que tudo faz sentido de alguma forma. E isso é um fator decisivo para nós. É por isso que não aceitamos todos os projetos que um cliente pode nos apresentar. E é por isso que assinamos contratos ‘sujeito a contrato’ antes de assumir qualquer tipo de projeto.
Se um projeto for aceito, o esboço básico dele terá sido estabelecido pelo modelo sujeito a contrato. Seu propósito é apresentar as informações mais importantes ao cliente: o que acerta o alvo, versus, o que não acerta. Tudo o que é declarado é baseado na percepção preliminar do indivíduo sobre o projeto. Portanto, deve ser feito de maneira concisa, mas informativa. À medida que o acordo é apresentado ao cliente, o designer tem a oportunidade de demonstrar sua capacidade de seguir direções e apresentar as coisas de maneira clara.
O modelo sujeito a contrato é como um contrato, mas ainda não foi aceito. Essa é a diferença. Enquanto um contrato geralmente consiste em muitas páginas, apresentando todos os detalhes do projeto, o documento sujeito a contrato deve idealmente consistir em apenas uma página. Como o projeto é apenas um rascunho que precisa ser aprovado pelo cliente, não há absolutamente nenhuma necessidade de formatá-lo ou elaborá-lo.
Um projeto apresentado sujeito a contrato não deve estar vinculado a várias páginas, a menos que realmente não possa ser evitado. Na verdade, se você pensar em um momento em que abriu um documento no Word que não tinha uma visão geral ou descrição do que se tratava. Pense em documentos contratuais que parecem ter sido escritos por advogados que queriam ser pagos por hora por algumas milhares de páginas. A primeira coisa que você queria fazer era apertar o botão de fechar e sair. Quando você conta o número de páginas em suas cotações, verifica quanto tempo elas têm e as entrega ao cliente, você tem 100% de certeza de que ela realmente as lerá? Você acha que foi apenas por puro tédio que todos aqueles pontos pontilhados em um formulário padrão foram escritos? Você é inteligente, sabe que não.
É por isso que, ao elaborar um documento que é ‘sujeito a contrato’, ele deve ser muito claro, simples e direto ao ponto. Isso inclui, mas não se limita a qualquer outra coisa que você acha que seu cliente deve saber sobre o que está prestes a entrar. Pode incluir, mas não se limita a:
Por exemplo, mapeamento da jornada do usuário do projeto. Mapas de jornada do usuário se tornam o companheiro perfeito dos sitemaps. A jornada do usuário de um site informa ao seu designer web sobre como a participação do usuário do site se move de uma página para outra. Um documento de mapeamento consiste em uma lista de páginas no site, incluindo descrições do que acontece em cada página. Ele dá ao seu designer web uma ideia geral de como um usuário navegará pelo seu site.
Por exemplo, como você, como prestador de serviços, se comunicará com seus clientes, como entregará faturas pelos seus serviços, qual modo usará para enviá-las, como eles lhe pagarão pelos seus serviços, como lidará com reclamações ou itens/entregas perdidas, basicamente como lidará com todas as questões de satisfação do cliente. A comunicação e satisfação do cliente são absolutamente fundamentais para ter um negócio criativo de sucesso, você não pode ignorar isso.
Por exemplo, você já percebeu como a maioria dos designers prefere usar listas de fotos que são numeradas ou listadas em pontos pontilhados claros? Isso porque elas são fáceis de navegar. Então, quando você decide a ordem em que suas páginas da web vão, deve garantir que as mostre como serão exibidas para o usuário, e não fazer uma série de páginas de pontos pontilhados que parecem confusas.
Aprendemos na universidade que, para ter um ‘pipeline de clientes’ e administrar um negócio sustentável, devemos ter modelos de engajamento de contato com o cliente. Fizemos um módulo inteiro sobre ‘como escrever como um advogado’ e aprendemos com profissionais da universidade, assim como de um dos advogados que fez uma palestra na universidade para nosso curso de contratos. Aprendemos como pedir pagamento de tal forma que pagamentos históricos devidos fossem pagos sem complicações. Até mesmo pagamentos futuros – como honorários – foram acordados de uma maneira específica. Como a assinatura de um contrato foi tratada. Na verdade, se você olhar como nosso empregador anterior estava estruturado antes de partirmos, foi por causa de nossa contribuição nas estruturas e desenvolvimento do negócio que nosso empregador tinha um e-mail que explicava quais passos precisavam ser seguidos antes que um contrato pudesse ser assinado.
Muito poucas pessoas percebem com que frequência um pequeno detalhe no contato e engajamento do cliente pode influenciar o sucesso de um projeto. Estive em situações em que o trabalho do pipeline de clientes foi ignorado, e o resultado foi puro caos. E aprendi que, se eu tivesse me preparado adequadamente, provavelmente nunca teria que limpar tanto s… depois que um projeto foi entregue.
É por isso que o modelo sujeito a contrato é importante. Você não pode ter sucesso em nada na vida antes de ter estabelecido as regras, e não pode discutir algo se não estiver na agenda. Se você sente que um projeto não foi da maneira que queria, provavelmente falhou em descrever o projeto, as circunstâncias muitas vezes não ditas dele, e todas as declarações que você teria feito ‘sujeito a contrato’.
Se você já teve um dia em que teve que correr como uma galinha sem cabeça, e quando parou, percebeu que não conseguia recordar um único detalhe do processo, e que o dia à frente já estava planejado sem a opção de parar ou mudar o curso do seu dia, então você entende do que se trata o sucesso sujeito a contrato. Às vezes, você pode ter tido um visitante inesperado ‘do nada’ sem aviso, e isso te desvia do curso. É quando você precisa colocar todos os modelos de ‘pré-engajamento’ e modelos de acordo em prática – e cumpri-los – para que seu grau de responsabilidade possa ser reduzido, e algo possa ser salvo, ou até mesmo, pode ser apenas uma surpresa agradável.
Você pode ter uma discussão sobre todos os elementos importantes dos engajamentos de projeto com seu prestador de serviços. Você pode falar com eles sobre seu editor de texto favorito, seu método preferido de entrega, como eles levantarão faturas, quais passos precisam ser tomados para gerenciar a satisfação do cliente. É disso que se trata o modelo sujeito a contrato. Ele lhe dá uma vantagem ao lidar com as coisas que você não quer discutir apenas quando elas ocorrem.
